recibo de caja

CAJA MENOR La cuenta Caja general tiene una subcuenta denominada Cajas menores también llamada en algunos textos como fondo fijo de caja menor, el que se constituye para realizar todos los gastos menores que se requieran para el desarrollo de la actividad, y evitar el trámite de pagos por la cuenta bancos.El concepto de fondo fijo, es porque siempre debe aparecer en la contabilidad por su valor, independientemente se encuentre en efectivo o combinado con gastos, por esta razón es muy importante depurar el fondo, esto es, reembolsarlo para que efectivamente sea fijo y en efectivo al momento de presentar el balance general.La Gerencia reglamentará la existencia y el manejo de la Caja menor en cuanto al monto, valor de los pagos que se pueden realizar y las garantías que debe otorgar ante aseguradoras el responsable de su manejo.Los documentos utilizados en la caja menor se denominan recibos de caja menor porque se considera que la empresa los prepara para que el beneficiario con su nombre y cédula firme el recibido (para que tenga validez como costo o gasto deducible), los cuales estan preenumerados y especificados su valor y concepto.Una de las obligaciones del responsable de Caja menor es hacer las retenciones en la fuente respectivas en cada pago teniendo en cuenta las bases mínimas de retención; por ello muchas veces para que no se presenten inconvenientes con las retenciones, los valores máximos autorizados no superan las bases mínimas que causan retención.El libro de caja menor es elaborado diariamente por el responsable en el cual registra cronológicamente lo siguiente:· La constitución del fondo de caja menor (DB).· Los aumentos del fondo (DB).· Los gastos realizados según conste en cada recibo de caja menor (CR).· Las disminuciones del fondo (CR).· Los reembolsos de la caja menor (DB).Constitución de la caja menor: la gerencia constituye el fondo fijo por valor de $250.000 con referencia en un estudio sobre la cantidad de gastos menores que pueden resultar en un período corto de una semana o un mes, a favor de la responsable Martha Elena Pérez.
Códigos Cuentas Débitos Créditos
110510 Caja menor 250.000
111005 bancos nacionales 250.000

Registra cheque 879 a favor de Martha Pérez para constituir la caja menor
Aumento de caja menor: el mismo registro se elabora cuando la gerencia decide aumentar el fondo fijo de caja menor por insuficiencia para cubrir los gastos menores en un período dado. Cancelación de la caja menor: cuando se cancela el fondo fijo, el efectivo se lleva nuevamente a la cuenta Caja general. Es costumbre cancelar el fondo al finalizar el ejercicio para no dejar ningún gasto pendiente de legalizar que pueda afectar la vigencia contable siguiente.
Códigos Cuentas Débitos Créditos
110505 Caja general 250.000
110510 Caja menor 250.000
Registra cancelación caja menor a cargo de la señorita Martha Pérez.
Disminución de la caja menor: cuando se disminuye el saldo de caja menor se hace el mismo asiento de contabilidad anterior dada la situación de inutilidad o por restricciones del gasto.Libro auxiliar de caja menor: se registra con todos los recibos o documentos equivalente y por todos los conceptos que se aplican los dineros del fondo fijo de Caja menor pero sin constituir registros de diario que afecten la contabilidad, como acostumbran algunos, sino que se lleva un libro de caja menor para controlar el saldo y se pueda verificar en cualquier momento y también para elaborar sobre él la relación de reembolso de caja menor:Los registros en el libro de caja menor no se hacen con el comprobante de diario como en los otros libros auxiliares, pues éste se elabora con los respectivos recibos de pago porque solamente cumple funciones de control.
1105 CAJA110510 Caja menor11051001 Martha Pérez

Fecha Detalle Débitos Créditos
Saldo 02-12-08 250.000 250.000
RC. 01 Estampillas 05-12-08 3.000 247.000
RC. 02 Peajes 08-12-08 10.000 237.000
RC. 03 Fletes y acarreos 10-12-08 87.000 150.000
RC. 04 Atención empleados 15-12-08 60.000 90.000
RC. 05 Servicio de teléfono 18-12-08 80.000 240.000
Cheque 385 Reembolso de caja 20-12-08 10.000 250.000


En el caso de que se utilicen varias cajas menores, se identifican los fondos: Administración, Ventas, Almacén, etc., y los reembolsos se especifican por cada uno de los responsables.Reembolso de caja menorCada vez que se utiliza el 80% o más del efectivo de la Caja menor, el responsable solicita al tesorero general el reembolso de la caja menor, para tener siempre la cantidad disponible del fondo fijo para los gastos chicos.La solicitud del reembolso se prepara mediante la relación que debe ser auditada y autorizada por la Gerencia, para que el tesorero proceda al giro del cheque que se sustentará con el siguiente informe:
EL COMPUTADOR PARA TODOS LTDA
FechaREEMBOLSO DE CAJA MENOR 31 de Diciembre de 2008
Código Nombre del beneficiario Concepto Valor total
RC. 01 Correos nacionalesRC. 02 Instituto Nal de VíasRC. 03 Coomotor Ltda.RC. 04 Clara Cecilia FierroRC. 05 Telecom S.A.
EstampillasPeajesFletesAgasajo empleadosServicio de teléfono
3.00010.00057.00060.00070.000
Total solicitado del reembolsoSaldo fondo fijo de caja menor
200.00050.000
Total fondo fijo
250.000
Responsable
Auditor
Gerente
Es necesario revisar en cada reembolso el saldo del libro para comprobarlo con el efectivo existente, o también mediante arqueos sorpresivos para verificar que el fondo fijo está representado en efectivo o bien en recibos por los gastos realizados.Registro del reembolso de caja menor: con motivo del reembolso siempre aparecerá el siguiente registro contable que lleva a las cuentas de gastos Operacionales de administración, u Operacionales de ventas y No operacionales, los valores pagados sin necesidad de afectar el saldo mínimo, simplemente el proceso restituye el fondo por su valor.Una vez conocido el total del reembolso, la tesorería elabora el comprobante de pago y gira el cheque a nombre de Martha Pérez por valor de $200.000.
Códigos Cuentas Débitos Créditos
513540 Correo, portes y telegramas 3.000
513595 Servicios: Otros 10.000
513550 Transporte, Fletes y acarreos 57.000
515095 Otros: Atención al personal 60.000
513535 Servicios: Teléfono 70.000
111005 Moneda nacional 200.000


Registra reembolso de caja menor a cargo de Martha Pérez, cheque 395

Una de las dificultades con el manejo de la caja menor es que el auxiliar contable quiere llevar las erogaciones directamente al gasto correspondiente y acreditar la caja menor.